大学職員ってどんな仕事してるの?部署ごとの仕事内容について

こんにちは、花咲です。

大学職員の仕事って、みなさんどんなイメージがありますか。
「学生サポートをメインにやってるんでしょ？」と思う方も多いかもしれません。

でも実際には、大学も民間企業と同じように部署ごとに仕事の内容は大きく異なります。
今回は「大学職員ってどんな仕事をしているのか？」を、元大学職員の私の体験を交えてご紹介します。

※身バレしない範囲で書いています。すべての大学がこうというわけではありません。

人事部

教職員や職員の採用・管理を行う部署です。
求人広告作成、応募書類の受付、面接の調整、職員の福利厚生や年金・有給の管理などが主な業務。

私は契約社員だったので、年に一度、人事部部長と契約更新の面談をしていました。
この部署は権限を持つ立場が多く、職員から恨まれることもあるため、大学内でも一番ピリピリした雰囲気でした。

個人的には、キャンディの包み紙の音も聞こえるほど静かな部署なので、できれば行きたくない部署でした。

また、当時は人事部長によるセクハラ被害の報告もあり、周囲は「割り切った関係ならどっちもどっち」と言っていました。（ちなみに、今でもセクハラ被害に遭っている女性がいるそうです。）

大学でも民間企業でも、権力を握った人間が好き勝手することはあるあるですね。

財務部

財務部は、お金の管理を担当する部署です。
学費、職員の給料、学校運営費の計算など、大学のお金に関わること全般を扱います。

どの部署もミスは許されませんが、特に財務は「ちょっとのミスも許されない」プレッシャーがあります。
計算が苦手な私には、とてもできない仕事です。

特に3月は決済業務が集中する時期で、学費の未納や滞納対応が発生するとかなり大変そうでした。
在学生の約8割が奨学金を利用しており、経済的に余裕がなく、期限内に学費を納められない学生も少なくありません。

中には「大学の授業内容に満足していないから払わない」といった、保護者からの無茶な要求もあると聞きました。
こうした督促や対応業務が発生するため、精神的にも負担が大きい部署です。

さらに、授業料が未納でも除籍や退学にならないようサポートする役割もあり、業務は多岐に渡りました。

ちなみに、私が財務に質問した際には
「今は忙しいから、あっちへ行け」と手でシッシッと追い払われたこともあります（笑）
そのため「必要なとき以外は財務には声をかけたくない」と思っている職員が多かったです。

庶務部

庶務部は、電話対応や書類作成、備品管理、データ入力、コピーなど、学内の事務作業全般を担う部署です。
いわゆる「何でも屋」的な立ち位置で、他部署からの細かい依頼も多く、常に何かしら対応していました。

来客対応や会議の準備では、お茶出しや会議室の設営、簡単な清掃を行うこともありました。
急な来客にも対応できるよう、身だしなみには常に気を配る必要があります。

また、庶務は「誰に聞けばいいか分からないこと」が最終的に集まりやすい部署です。
そのため、業務内容以上に気配り・段取り・空気を読む力が求められます。

目立つ仕事ではありませんが、庶務が止まると学内の業務が回らなくなるため、実は縁の下の力持ち的な存在です。

学生支援部

文字通り、学生の生活全般を支援する部署です。
クラブ活動や学生寮の管理、文化祭などの学校行事の運営に加え、
奨学金対応など、学生に関わる業務は幅広く担当します。

業務内容は事務作業だけにとどまらず、
突発的なトラブル対応が発生することも少なくありませんでした。

過去には
「学生が万引きをして警察に捕まったが、親御さんと連絡が取れない」
という電話が入り、教職員が親御さんの代わりに警察へ迎えに行ったこともありました。

また、朝の通勤時間帯に痴漢被害に遭った女子学生を保護したりと、
業務時間外であっても対応が必要になるケースがありました。

さらに、入学式や卒業式といった大きな行事の準備・運営も担うため、
年間を通して忙しく、精神的にも体力的にも負担が大きい部署です。

教務事務部

学生の成績や授業の管理を担当する部署です。
成績に直接関わるため、ほんの小さなミスでも許されない、かなり神経を使います。

学生の成績管理だけでなく、
教員が採点を間違えているケースもあるため、教員との連絡頻度は非常に多いです。

ただし、
「教員に連絡したいのに電話が一切つながらない」
なんてことも日常茶飯事。

教員については、正直いろいろ思うところがあったので
この辺りは別の記事で書こうと思います（笑）

ちなみに、教務事務部では年に2回ほど会議があったのですが、
その場で名指しで叱責される職員さんがいました。

「お前はここができていない！」
「なんでこんなこともできないんだ！？」

と、普通に怒鳴られるため、
常にブルーな精神状態で仕事をしている職員も少なくありませんでした。

早期退職が多い部署という印象が強く、
実際に、うつ病で休職と復職を繰り返している職員さんもいました。

さらに、学生から教員へのクレーム対応も多く、
精神的なストレスが非常に大きい部署だと感じています。

就職支援部

学生の就職活動をサポートする部署です。

自己分析の手伝いや履歴書の添削、面接練習、
時には学生の悩み相談に乗ることもあり、
かなり「人」に向き合う仕事が多い部署です。

また、学生対応だけでなく、

• 企業とのやり取り
• インターンシップの企画・調整

など、外部との対応も求められます。

過去には、
インターンシップ先でセクハラ被害に遭った、飲酒を強要された、
といったトラブルが発生し、企業を訴える事態に発展したこともありました。

就職支援部という性質上、
常にスーツ着用で、他部署と比べるとかなり堅い雰囲気の部署です。

留学支援部

外国人留学生や、海外留学を希望する日本人学生をサポートする部署です。

英語はもちろん、
中国語やその他の言語を使いこなせる職員も多く、
語学力が高い人が集まっている印象があります。

英語だけでなく多言語を操れるなんて、すごいです。

留学支援だけでなく、海外研修の管理も行っているため、
テロ対策や安全管理など、責任の重い業務も含まれます。

また、留学先で学生がトラブルに巻き込まれた際の対応も必要で、
学生支援部と同様、業務時間外に連絡が入ることもある部署です。

ちなみに、
外国人留学生が日本に馴染めるようなパーティーを開催することもあり、
他部署からは「なんだか楽しそうな部署」と思われていました。

企画・広報部

大学を対外的にアピールする、いわば「大学の顔」となる部署です。

広報のやり方次第で、

• 大学のイメージ
• 入学者数

が大きく左右されるため、責任はかなり重めです。

オープンキャンパスでは広報部が中心となって動き、
学生スタッフへの指示出しなども行うため、
リーダーシップのある人が多い印象です。

また、大学パンフレットの構成やデザインも担当するため、
元デザイナーなど、クリエイティブ職出身の人が働いていることもあります。

外部業者とのやり取りと、学内調整の両方が必要になるので、
何かと気を遣う部署でもあります。

入試部

学内の中でも、一番大変な部署だと感じています。

入試業務だけでなく、

• 学費
• 学部・学科の内容
• 他部署の業務

など、大学全体のことを把握しておく必要があります。

どんな質問が来ても答えられる、
いわゆるエリート系職員が多い部署です。

基本的には企画・広報部と連携して動いており、
試験会場の準備、オープンキャンパス、学外イベントなどで土日出勤も当たり前。

入試部職員の印象が悪いと、
そのまま大学全体のイメージ低下につながるため、
辛くても常に笑顔で対応しなければなりません。

あくまで個人的な印象ですが、
出世する職員が多い部署なので、

「私たちは他部署と違うから一緒にするな」という、ちょっとプライド高めな人も多い気がします。

情報システム部

学内のパソコンやシステム全般を管理・メンテナンスする部署です。

パソコンに詳しい人が多く、
オタク気質な人が集まりやすい印象があります。

過去には、
まったくパソコンに詳しくない人が配属されたこともありましたが、
覚えることが多すぎて、慣れるまで相当苦労されていました。

もともとパソコンが得意な人や、
情報系・パソコン関連の学科出身者が
そのまま就職するケースが多い部署です。

まとめ

人事部は

• 教員や職員の採用がメイン
• 求人広告の作成、応募書類の受付、選考プロセスの調整、面接
  職員の福利厚生、健康保険、年金、有給休暇などの管理

財務部は

• お金の管理がメイン
• 3月が忙しい
• 学費の督促業務など、精神的に大変

庶務部は

• 電話対応や書類作成、備品管理、資料作成などの事務作業がメイン
• 来客や会議の際のお茶汲みや清掃をするときもある
• 急な来客にも対応できるように綺麗な格好をする必要がある

学生支援部は

• 学生の支援がメイン
• 学生寮の管理、文化祭などのイベントに参加するなど仕事の幅が広い
• 業務時間外の仕事も多い

教務事務部は

• 学生の成績や授業の管理がメイン
• 教員との連絡頻度も多い
• 年２回会議では、名指しで叱責される
• 早期退職が多い部署
• 過去には、うつ病になって退職した人もいる
• 教員に対するクレームも多いので、ストレスが多い

就職支援部は

• 学生の就職サポートがメイン
• 自己分析の仕方や履歴書の作成、面接練習の指導
• 企業への対応やインターンシップなどの企画も考える必要がある
• いつもスーツを着てカチッとしているので、他部署よりも堅いイメージがある

留学支援部は

• 外国人留学生や海外留学する日本人学生のサポートがメイン
• 英語はもちろん、多言語を使いこなす必要がある
• テロ対策なども考えないといけない
• 留学先で学生がトラブルに巻き込まれた際の対応も必要

企画・広報部は

• 大学の宣伝がメイン
• 広報の仕方によっては大学のイメージが変わるので、責任が多い
• リーダーシップのある人が多い
• 元々デザイナーをやっていた人も働いている
• 外部と内部のやり取りが必要なので、何かと気を遣う

入試部は

• 学内で一番大変な部署
• 他部署の内容も把握しておく必要がある
• プライドの高いエリート系が多い
• 基本的に企画・広報部と力を合わせて頑張っている
• 試験会場の準備やオープンキャンパス、学外のイベントなどにも参加しないといけない
• 休日返上当たり前
• 入試部の職員の印象が悪いと、大学自体のイメージも悪くなる
• 辛くても笑顔で対応しないといけない

情報システム部は

• 学内のパソコンのメンテナンスがメイン
• オタク気質な人が多い
• パソコンに詳しい人が就職する傾向あり
• パソコン関連の学科に所属していた学生が、そのまま就職するパターンが多い

今回は
**「大学職員ってどんな仕事をしているの？」**というテーマで、
部署ごとの仕事内容を、元大学職員の立場からご紹介しました。

大学職員とひとことで言っても、

• 学生対応が中心の部署
• 裏方として大学を支える部署
• 精神的にかなりハードな部署

など、仕事内容も働き方も本当にさまざまです。

「安定してそう」「楽そう」というイメージだけで選ぶと、
入ってからギャップに苦しむ可能性もあります。

ネガティブなことも書きましたが、
これは実際に大学職員として働いて感じた、正直な体験談です。
すべての大学・すべての職員に当てはまるわけではないので、
あくまで一つの参考として読んでいただけたら嬉しいです。

もし、
「大学職員に興味はあるけど、自分に合う大学が分からない」
「どんな大学が求人を出しているのか知りたい」
という方は、転職エージェントを使って情報収集するのも一つの方法です。

大学職員の求人は一般には出回りにくいので、
まずは登録して、
「今どんな大学が募集しているのか」
「どんな条件が多いのか」
を見るだけでも、かなり参考になります。

→20代・30代のための転職サービス【リクルートエージェント】

この記事が、
大学職員という仕事を考えるうえで、少しでもヒントになれば幸いです。

ご質問があれば、コメントやお問い合わせからお気軽にどうぞ。
分かる範囲でお答えします。