外注化をするときマニュアルは必須!マニュアルが必要な理由とは?

この記事の著者

名前:かなはん 趣味:読書と映画鑑賞 肩書き:現役大学職員 勤務中に昼寝をするポンコツ上司に毎日イライラしながらも、謙虚に低姿勢に日々学生をサポートしている。「大学職員は副業禁止?そんなもん知るか!」精神で、在職中でありながらも、ネットビジネスで起業を始める。現在は、バレても大丈夫なように対策をしながら、外注化を駆使してアフィリエイトサイトを2つ運営中。外注化を開始して、たった1ヶ月で30名の外注さんを採用することに成功。自分の時間を一切使うことなく、記事作成をしている。自分と同じように「辛い仕事を早く辞めたい。」と思っている大学職員の方、日々お仕事を頑張っている方に有益な情報を公開しつつ外注化を薦めている。

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外注化をすると、自分が働いている時間も寝ている間も、外注さんが自分の代わりに記事を書いてくれます。

一人で記事を書き続けるって、マジで大変なので外注化って本当に良いなと思います。

既に外注化をしている方であれば、この楽さを共感してもらえるはずです(笑)

「でも、いきなり外注化を始めろなんて言われても無理。」

「てか、そもそも外注化のやり方とか知らないし。」という人も多いと思います。

まず、外注化をするためにはマニュアルは絶対に必要です。

今回は「外注化をするときにマニュアルが必要な理由」をご紹介します。

マニュアルが必要な理由は?

まず、外注化する前に

「自分がライティングできるようにならないと人の添削はできない。」

と思っていたので、半年くらいライティングの勉強をしてから外注化をしました。

自分の経験や外注さんを見ている感じ、10記事くらい書けばライティングの要領を掴むことができます。

ある程度、ライティングができるようになってくると、外注さんの記事を添削することもできるようになります。

すると、外注さんから上がってきた記事を添削するだけで良くなり、自分で記事を書く必要がなくってきます。

つまり、半自動的に記事が出来上がってくるってことです。

ただほとんどの外注さんはライティング経験がありません。

「じゃあ、どうやって教えていくの?」

と疑問に思う人もいるかもしれませんが、皆さんは中学生の頃、英語を勉強しましたよね?

「今、猫のスペルを書いてみてください。」

と言われたら、ほとんどの人は書けますよね?

でも、それって最初から猫のスペルを書けたわけではありませんよね?

学校で先生に教えてもらって、実際に手を動かして紙に書いて学んできたはずです。

つまり、ライティング初心者は、猫のスペルが分からない状態です。

なので、発注者は、初心者がライティングできるように手解き(教育)をする必要があります。

そのために、マニュアルが必要なんですよね。

マニュアルに入れておくべき必須事項は?

ライティングには、ある程度決まった型があります。

  • タイトル
  • 導入文
  • 見出し
  • まとめ

最低限必要な項目は、上記の4つだけです。

他にも、装飾方法や注意点などを統一させておくことをオススメします。

あとは、外注さんからマニュアルなどに関する質問が来たら

「そうか〜。この部分は分かりにくいってことだから、更新しないとな。」

みたいな感じで、どんどん追加していきましょう。

同じような質問が複数来る場合は、必ずマニュアルは修正しましょう。

ちなみに、マニュアルはPDFでもOKです。

こうやって完成したマニュアルを外注さんに配布して

「このマニュアル通りに記事を作ってください。」

と言えば、外注さんはマニュアルを見ながら記事を作成してくれます。

発注者は、完成した記事がサイトのコンセプトに合っているかどうかを見ながら添削していく感じになります。

マニュアルを共有する理由は?

マニュアルは、外注さん全員に共有しましょう。

じゃないと、同じような質問に個別対応するのが大変になって来ます。

また、質問に回答するときは、全員に共有してください。

来た質問に対して

「これは役に立つな!」

と思ったものは、マニュアルに追加して更新し、全員に共有しておくことが鉄則です。

全員に共有しておけば、同じ質問が来たときに

「これを見てください。」

と一言伝えるだけで済むので、かなり時間短縮されますよ。

操作関連や複雑な内容には動画が最強

先ほど「マニュアルはPDFでもOKです」とお伝えしました。

ただ、どうしても活字だけだと伝らないようなこともあります。

例えば

  • WordPressなどの操作関連
  • 複雑な内容
  • 添削結果など

操作関連に関しては、いちいちスクショに撮って活字で説明するのは大変です。

そんな時は、実際に操作している画面を動画で撮って見せた方が、絶対に分かりやすいです。

また、視覚と聴覚で伝えることができるので外注さんの理解も早くなります。

ちなみに、私はストーリーライティングなども外注さんにお伝えしているのですが

ストーリーライティングなどの複雑な内容も動画の方が伝えやすいです。

「動画なんて撮ったことないから分からない。」

という人も多いかもしれませんが、大丈夫です!!

私だって、まさか自分がユーチューバーデビューするとは思ってませんでしたから(笑)

最初は、うまく出来なくて当たり前です。

どうしても難しい方は、時間はかかりますが、カンペを用意してもいいと思います。

あとは、添削結果も動画にして外注さんに共有しています。

添削で修正した箇所を、わざわざ文字で打ってたら時間がかかります。

添削風景を動画で撮っておけば

「今度は、ここに気をつけて記事を作成すれば良いんだな。」

と添削者への理解も深まります。

このように、動画で撮ることはメリットしかないです。

慣れるまでは文字で添削結果を伝えて、慣れたら動画で添削結果を伝えるのもアリですよ。

まとめ

  • 外注さんの中にはライティング経験が無い人もいる
  • 初心者がライティングできるように手解きをする必要がある

マニュアルに入れておくべき必須事項は

  • タイトル
  • 導入文
  • 見出し
  • まとめ
  • 装飾方法や注意点など

マニュアルを共有する理由は

  • 同じような質問に個別対応するのが大変だから

仕組み化に必要なことは

  • 操作関連や複雑な内容は動画を撮る

今回は「外注化をするときに必要なマニュアル」についてご紹介しました。

私は、動画添削を始めてから、すごく効率良く時間を使うことができています。

確かに、最初は仕組み作りは大変ですし、頑張ったところで誰も褒めてくれないですしお金にもなりません。

ただ、最初にある程度作っておけば、一気に効率が良くなります。

時間を有効に使って、自身の情報発信やサイトの分析などに時間を回していってくださいね。

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